Procedura dotycząca przyjmowania zgłoszeń, naruszeń, skarg i reklamacji oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami w Grupie ANG S.A. z siedzibą w Warszawie

przyjęta 24.02.2022 r.
wersja 1.0

I. Definicje

  1. ANG lub Spółka – ANG Odpowiedzialne Finanse S.A. z siedzibą w Warszawie (00-728), ul. Dziekońskiego 1,
    wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd
    Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru
    Sądowego pod numerem KRS: 0000860811, NIP: 5213909027, REGON: 387270774,
    posiadająca kapitał zakładowy w wysokości 2.339.456,00 zł. w całości opłacony;
  2. Dyrektywa – Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia
    23 października 2019 r. w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (Dz. Urz.
    UE L 305/17);
  3. Komisja – organ wewnętrzny Spółki, składający się z Koordynatora oraz osób przez niego
    wskazanych lub z Komisji Etyki, upoważniony do podejmowania działań następczych, włączając
    w to weryfikację Zgłoszenia i dalszą komunikację z Sygnalistą lub Zgłaszającym, w tym
    występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie Sygnaliście lub Zgłaszającemu
    informacji zwrotnej;
  4. Komisja Etyki – powołana w ANG Komisja Etyki, której zadaniem jest przeprowadzanie
    postępowań wyjaśniających dotyczących Zgłoszeń w zakresie Naruszeń Etyki oraz Skarg i
    Reklamacji;
  5. Koordynator – osoba wyznaczona przez Zarząd Spółki, odpowiedzialna za techniczne
    przyjmowanie Zgłoszeń i przesyłanie informacji zwrotnych do Sygnalisty lub Zgłaszającego, jak
    również za rozpatrywanie Zgłoszeń dotyczących Naruszeń Prawa w ramach Komisji;
  6. Naruszenie Etyki – naruszenie procedur i standardów etycznych zawartych w Ładzie ANG oraz
    Kodeksie Etyki obowiązujących w Spółce;
  7. Naruszenie Prawa – działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu
    obejście prawa dotyczące:

a) zamówień publicznych;
b) usług, produktów i rynków finansowych;
c) zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu;
d) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
e) bezpieczeństwa transportu;
f) ochrony środowiska;
g) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
h) bezpieczeństwa żywności i pasz;
i) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
j) zdrowia publicznego;
k) ochrony konsumentów;
l) ochrony prywatności i danych osobowych;
m) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
n) interesów finansowych Unii Europejskiej;
o) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym zasad konkurencji i pomocy państwa
oraz opodatkowania osób prawnych; p) prawa pracy, w tym działań lub zaniechań noszących znamiona molestowania,
mobbingu lub dyskryminacji;

  1. Pracownik – pracownik w rozumieniu art. 2 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
    (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141 ze zm.) oraz pracownik tymczasowy w rozumieniu art. 2 pkt 2
    ustawy z dnia z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. 2003 Nr
    166 poz. 1608 ze zm.);
  2. Procedura – niniejsza Procedura dotycząca przyjmowania zgłoszeń naruszeń, skarg i reklamacji
    oraz podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami w Grupie ANG S.A. z
    siedzibą w Warszawie;
  3. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia
    2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i
    w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne
    rozporządzenie o ochronie danych; Dz. Urz. UE L 119/1);
  4. Skargi i Reklamacje – informacje o nieprawidłowościach lub zastrzeżeniach dotyczących
    działalności Spółki lub jej Pracowników lub Współpracowników, przekazywane Spółce przez
    Zgłaszającego;
  5. Sygnalista – osoba, zgłaszająca Naruszenie Prawa lub Naruszenie Etyki Spółce będąca:
    a) Pracownikiem Spółki, także w przypadku, gdy stosunek pracy już ustał,
    b) osobą ubiegającą się o zatrudnienie, która uzyskała informację o Naruszeniu Prawa lub
    Naruszeniu Etyki w procesie rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie
    umowy,
    c) Współpracownikiem Spółki, także w przypadku, gdy stosunek cywilnoprawny łączący
    go ze Spółką już ustał,
    d) przedsiębiorcą,
    e) akcjonariuszem Spółki,
    f) członkiem organów Spółki,
    g) osobą świadczącą pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy
    lub dostawcy Spółki, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej,
    h) stażystą,
    i) wolontariuszem;
  6. Współpracownik – osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na
    podstawie umowy cywilnoprawnej;
  7. Zgłaszający – osoba inna niż Sygnalista, w szczególności klient Spółki lub osoba powiązana z
    klientem, przekazująca Spółce Zgłoszenie lub Sygnalista przekazujący Zgłoszenie w zakresie
    innym niż Naruszenie Prawa lub Naruszenie Etyki;
  8. Zgłoszenie – zidentyfikowane przez Sygnalistę lub Zgłaszającego działanie będące
    Naruszeniem Prawa, Naruszeniem Etyki lub innym nieprawidłowym działaniem w Spółce oraz
    dokonane przez Sygnalistę lub Zgłaszającego za pośrednictwem przeznaczonych do tego przez
    Spółkę kanałów komunikacji.

II. Zasady ogólne

  1. Niniejsza Procedura określa zasady i tryb zgłaszania Naruszeń Prawa, Naruszeń Etyki, Skarg i
    Reklamacji przez Sygnalistów lub Zgłaszających.
  2. Proces przyjmowania Zgłoszeń jest jednym z kluczowych elementów prawidłowego i bezpiecznego zarządzania Spółką, którego jednym z celów jest identyfikowanie nieprawidłowości w działalności ANG i podejmowanie działań w celu ich eliminowania oraz ograniczania ryzyka na wszystkich poziomach organizacyjnych Spółki.
  3. Wdrożony w Spółce proces przyjmowania Zgłoszeń, w tym zapewnienie możliwości anonimowego przesyłania Zgłoszeń, umożliwia wszystkim Sygnalistom oraz Zgłaszającym dokonywanie Zgłoszeń za pośrednictwem dedykowanych i niezależnych kanałów komunikacji, w sposób zapewniający ochronę przed działaniami o charakterze represyjnym, dyskryminującym lub innymi rodzajami niesprawiedliwego traktowania, mogącymi być następstwem takiego Zgłoszenia.
  4. Fakt dokonywania Zgłoszeń w dobrej wierze nie może skutkować działaniami odwetowymi lub innymi niepożądanymi działaniami wobec Sygnalisty, w szczególności zwolnieniem z pracy, wykorzystywaniem zależności służbowej Sygnalisty bądź wywieraniem wpływu na osoby, z którymi Sygnalista współpracuje, mogącymi pogorszyć warunki środowiska pracy Sygnalisty lub wpływać negatywnie na jego psychikę lub samopoczucie Sygnaliści dokonujący Zgłoszenia w złej wierze lub dokonujący zgłoszenia niepoważnego lub Zgłoszenia stanowiącego w istocie nadużycie nie podlegają ochronie przewidzianej w Procedurze. Takiej ochronie nie podlegają również osoby, które przy dokonywaniu Zgłoszeń podają celowo i świadomie błędne lub wprowadzające w błąd informacje.

III. Sposoby dokonywania Zgłoszeń

  1. Zgłaszający oraz Sygnalista mogą dokonać Zgłoszenia anonimowego w następujący sposób:
    a) elektronicznie za pośrednictwem formularza dostępnego na stronie internetowej:
    sygnanet.pl/grupaang;
    b) mailowo na adres etyka@grupaang.pl;
    c) pisemnie (pocztą), w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Poufne”, umieszczonej
    w kolejnej, zamkniętej kopercie opatrzonej również klauzulą „Poufne”, zaadresowanej
    do Koordynatora następująco: „Agnieszka Rapcewicz (do rąk własnych), ANG Odpowiedzialne Finanse
    S.A., ul. Dziekońskiego 1, 00-728 Warszawa”,
    d) ustnie, drogą telefoniczną na numer: +48 788 921 736; możliwe jest także poproszenie
    Koordynatora o bezpośrednie spotkanie zorganizowane w terminie 7 dni od dnia
    otrzymania Zgłoszenia telefonicznego.
  2. Zgłaszający oraz Sygnalista, przesyłając Zgłoszenie w sposób wskazany w ust. 1, mogą również
    dobrowolnie podać swoje dane osobowe.
  3. Ostateczny wybór trybu przekazania Zgłoszenia należy do osoby zgłaszającej.
  4. W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczy Koordynatora, można dokonać Zgłoszenia bezpośrednio
    do członka zarządu ANG, mailowo na jeden z adresów: artur@goclawski.pl lub
    katarzyna@dmowska.pl, lub w formie pisemnej (pocztą) w zamkniętej kopercie opatrzonej
    napisem „Poufne”, umieszczonej w kolejnej, zamkniętej kopercie opatrzonej również klauzulą
    „Poufne”, zaadresowanej następująco: „Członek Zarządu (do rąk własnych), ANG Odpowiedzialne Finanse S.A.,
    ul. Dziekońskiego 1, 00-728 Warszawa”. Wówczas do członka zarządu stosuje się
    postanowienia niniejszej Procedury dotyczące Koordynatora.
  5. Koordynator otrzymujący Zgłoszenie dotyczące członka zarządu Spółki, niezwłocznie informuje
    radę nadzorczą o wpływie takiego Zgłoszenia.
  6. W celu sprawnego rozpatrzenia Zgłoszenia i skutecznego podjęcia działań następczych zaleca
    się, aby Zgłoszenie zawierało w szczególności:

a) nazwę jednostki organizacyjnej Spółki, której dotyczy zgłoszenie (Centrala lub biuro
Partnera),
b) przybliżony okres występowania naruszenia,
c) dane Zgłaszającego lub Sygnalisty, którego dotyczy Zgłoszenie, oraz innych osób, które
mają lub mogą mieć z nim związek (ANG przyjmuje Zgłoszenia anonimowe, ale podanie
danych może być potrzebne do należytego rozpatrzenia Zgłoszenia i podjęcia realnych
działań następczych),
d) wszelkie inne informacje mające związek ze Zgłoszeniem, w tym ewentualne
dokumenty,
e) wskazanie preferowanego kanału kontaktu (w przypadku przesłania Zgłoszenia w inny
sposób niż wskazany w ust. 1 lit. a powyżej), zapewniającego zachowanie

anonimowości (np. poprzez wykorzystanie dedykowanego i prywatnego adresu e-
mail, utworzonego specjalnie do tego celu).

  1. Celem przekazania informacji, o których mowa w ust. 3 lit. e powyżej, jest umożliwienie
    kontaktu zwrotnego i poinformowania o sposobie rozpatrzenia Zgłoszenia, jak również
    umożliwienie kontaktu z Sygnalistą lub Zgłaszającym w przypadku, jeśli będzie to konieczne,
    gdy do rozpatrzenia Zgłoszenia niezbędne mogą być dodatkowe informacje, które nie zostały
    pierwotnie wskazane w Zgłoszeniu.
  2. Spółka podejmuje wszelkie prawnie dopuszczalne czynności, aby przed pozostawieniem
    Zgłoszenia nierozpoznanego pozyskać niezbędne informacje i dokumenty do jego skutecznego
    rozpoznania.
  3. Tylko Zgłoszenia dokonywane przez Sygnalistów lub Zgłaszających w dobrej wierze
    (tj. odnoszące się do zdarzeń, które w rzeczywistości zaistniały i mogą stanowić potencjalne
    Naruszenie Prawa, Naruszenie Etyki lub inne nieprawidłowości) są rozpatrywane z
    uwzględnieniem zasad poufności, dając Sygnaliście lub Zgłaszającemu gwarancję pozostania
    anonimowym i gwarantują ochronę przed potencjalnymi działaniami odwetowymi.
  4. Koordynator potwierdza Sygnaliście lub Zgłaszającemu przyjęcie Zgłoszenia w terminie 7 dni
    od dnia jego otrzymania, chyba że Sygnalista nie podał adresu, na który należy przekazać
    potwierdzenie.

IV. Wstępna analiza zgłoszenia

  1. Po wpływie Zgłoszenia jest ono rozpatrywane zgodnie z zasadami określonymi w Procedurze,
    o ile w ocenie Koordynatora charakter i przedmiot Zgłoszenia nie uzasadniają rozpatrzenia go
    w trybie przewidzianym odrębnymi regulacjami bądź przepisami prawa powszechnie
    obowiązującego.
  2. Po otrzymaniu Zgłoszenia Koordynator dokonuje jego wstępnej analizy pod kątem tego, czy
    informacje w nim zawarte umożliwiają rozpatrzenie zasadności Zgłoszenia, a gdy zajdzie taka
    potrzeba, kontaktuje się ze Zgłaszającym lub Sygnalistą, o ile jest to możliwe.
  3. Koordynator może podjąć decyzję o odstąpieniu od przeprowadzenia postępowania
    wyjaśniającego w przypadku gdy:
    a) Zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne,
    b) niemożliwe jest uzyskanie informacji niezbędnych do prowadzenia postępowania
    wyjaśniającego.
  4. Gdy Zgłoszenie dotyczy członka zarządu Spółki, o decyzji, o której mowa w ust. 3 powyżej,
    Koordynator niezwłocznie informuje radę nadzorczą Spółki, podając przyczynę odstąpienia od
    rozpatrzenia Zgłoszenia.
  1. Jeśli Zgłoszenie pozwala na przeprowadzenie weryfikacji jego zasadności, a ponadto według
    opisu Zgłoszenia zachodzi prawdopodobieństwo wystąpienia nieprawidłowości, następuje
    wszczęcie postępowania wyjaśniającego.
  2. Postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Komisję.
  3. Koordynator może rozważyć zaangażowanie w postępowaniu wyjaśniającym dodatkowych
    osób w Spółce lub niezależnego konsultanta, o ile w ocenie Koordynatora wiedza i
    doświadczenie takich osób mogą być niezbędne w procesowaniu Zgłoszenia.
  4. Osobą, o której mowa w ust. 7. powyżej nie może być osoba, której dotyczy Zgłoszenie, osoba
    będąca bezpośrednim przełożonym Sygnalisty lub Zgłaszającego, którego dotyczy Zgłoszenie,
    ani osoba bezpośrednio podlegająca Sygnaliście lub Zgłaszającemu, którego dotyczy
    Zgłoszenie.
  5. W sytuacji, gdy w ocenie osoby włączonej do procesowania Zgłoszenia zgodnie z ust. 7.
    zaistnieją okoliczności, które mogą rzutować na jego bezstronność w ocenie Zgłoszenia, może
    zawnioskować do Koordynatora o wyłączenie go od udziału w postępowaniu wyjaśniającym.
    Koordynator może także sam postanowić o wyłączeniu danej osoby od udziału w
    postępowaniu wyjaśniającym, w razie powzięcia uzasadnionych wątpliwości co do
    bezstronności tej osoby.
  6. W przypadku, gdy zajdą okoliczności, o których mowa w ust. 8 lub 9 powyżej, Koordynator
    może wyznaczyć innego Pracownika lub Współpracownika Spółki do udziału w postępowaniu
    wyjaśniającym.

V. Rozpatrywanie Zgłoszenia

  1. Komisja rozpatruje Zgłoszenie, podejmuje działania następcze oraz przekazuje informacje
    zwrotne bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia
    przyjęcia Zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu lub
    Sygnaliście, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia. W przypadku charakteru i
    złożoności Zgłoszenia, termin ten może ulec wydłużeniu, jednak maksymalnie do 6 miesięcy.
  2. Komisja dokonuje weryfikacji zasadności Zgłoszenia w postępowaniu wyjaśniającym w oparciu
    o obowiązujące w Spółce regulacje wewnętrzne oraz informacje uzyskane od poszczególnych
    Pracowników lub Współpracowników Spółki z uwzględnieniem rodzaju oraz charakteru
    Zgłoszenia oraz z zastrzeżeniem zachowania zasad poufności. Postępowanie wyjaśniające jest
    prowadzone w sposób uczciwy i bezstronny.
  3. W przypadku, gdy zajdzie taka konieczność, Komisja może wzywać na posiedzenie
    Pracowników lub Współpracowników Spółki, którzy mogą mieć związek lub jakąkolwiek
    wiedzę w zakresie Zgłoszenia, lub Zgłaszającego lub Sygnalistę, w celu złożenia wyjaśnień. Na
    wniosek Komisji wszyscy Pracownicy lub Współpracownicy mają obowiązek stawić się na
    posiedzeniu oraz udostępniać dokumenty i udzielać niezbędnych informacji w celu ustalenia
    wszystkich okoliczności zasadności Zgłoszenia.
  4. Posiedzenia Komisji są każdorazowo utrwalane w formie notatki służbowej. Wyjaśnienia
    składane przez wezwane osoby utrwalane są w formie protokołu. Ustalenia z przebiegu
    posiedzenia Komisji mogą być zatwierdzane za pośrednictwem poczty służbowej, w formie
    poufnej (załącznik zabezpieczony hasłem ustalonym przez Komisję). Powyższe notatki,
    protokoły i ustalenia są przechowywana przez Koordynatora w sposób zapewniający ich
    poufność.
  5. Po ustaleniu całokształtu stanu faktycznego Komisja podejmuje decyzję co do zasadności
    Zgłoszenia, a w przypadku Zgłoszeń zasadnych również wydaje rekomendację o stosownych
    działaniach naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do Pracownika lub Współpracownika, który dopuścił się Naruszenia Prawa, Naruszenia Etyki lub innych nieprawidłowości, oraz rekomendację możliwych działań zapobiegawczych mających na celu wyeliminowanie podobnych do opisanych Zgłoszeniu naruszeń w przyszłości.
  1. W przypadku braku jednomyślności wnioski końcowe Komisji zapadają zwykłą większością
    głosów; w przypadku równej liczby głosów decyduje głos Koordynatora, a w przypadku
    rozpatrywania Zgłoszenia przez Komisję Etyki – głos Przewodniczącego, który głosuje jako
    ostatni.
  2. Uzgodnione przez Komisję wnioski końcowe zawierają w szczególności opis stanu faktycznego,
    decyzję odnośnie do zasadności Zgłoszenia oraz – w sytuacji Zgłoszeń uznanych za zasadne –
    rekomendację stosownych działań następczych i zapobiegawczych.
  3. W sytuacji, gdy Zgłoszenie dotyczy członka zarządu, Koordynator przekazuje końcowy protokół
    radzie nadzorczej Spółki, która ma możliwość odniesienia się do ustaleń, o czym informuje
    Koordynatora.
  4. W przypadku pozytywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia, Koordynator:
    a) przekazuje informację o wyniku postępowania do bezpośredniego przełożonego
    Pracownika lub Współpracownika lub Zgłaszającego lub Sygnalisty wskazanych w
    Zgłoszeniu, lub do nadzorującego członka zarządu w sytuacji, gdy Pracownik lub
    Współpracownik podlega bezpośrednio członkowi zarządu, w celu podjęcia
    stosownych, następczych działań dyscyplinujących lub naprawczych zawartych w
    protokole Komisji wobec takiej osoby, przewidywanych właściwym dla danego
    Pracownika regulaminem pracy lub wynikających z indywidualnej umowy o
    współpracy, bądź ogólnie obowiązującymi przepisami prawa;
    b) w terminie do 7 dni roboczych od przekazania informacji, o której mowa w lit. a
    powyżej, informuje Pracownika lub Współpracownika, któremu zarzuca się dokonanie
    naruszenia, o dokonanym Zgłoszeniu oraz przeprowadzonej weryfikacji Zgłoszenia.
  5. W przypadku negatywnej weryfikacji zasadności Zgłoszenia i oddalenia podejrzeń w nim
    zawartych przewodniczący Komisji przekazuje niezwłocznie Zgłaszającemu lub Sygnaliście oraz
    Pracownikowi lub Współpracownikowi bądź członkowi zarządu Spółki, któremu zarzucano
    dokonanie naruszenia, informację o dokonanym Zgłoszeniu oraz o przeprowadzonej
    weryfikacji Zgłoszenia. W przypadku, gdy Zgłoszenie dotyczyło członka zarządu Spółki,
    informację o zakończonym postępowaniu wyjaśniającym oraz jego wyniku przekazuje się do
    rady nadzorczej Spółki.
  6. W przypadku braku otrzymania przez Komisję wyjaśnień Zgłaszającego lub Sygnalisty
    niezbędnych do wyjaśnienia okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu i tym samym braku
    możliwości weryfikacji pozytywnej lub negatywnej Zgłoszenia, Komisja ma prawo zamknąć
    Zgłoszenie i pozostawić je bez rozpatrzenia, co zostaje stwierdzone protokołem sporządzonym
    przez Komisję.

VI. Zakaz działań odwetowych

  1. Jakiekolwiek środki represji, dyskryminacji lub innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania
    wobec działającego w dobrej wierze Zgłaszającego lub Sygnalisty dokonującego Zgłoszenia,
    będą traktowane jako poważne naruszenie zasad Procedury, mogące skutkować
    odpowiedzialnością porządkową lub rozwiązaniem umowy łączącej Pracownika ze Spółką lub
    zakończeniem współpracy ze Współpracownikiem, a także rodzić odpowiedzialność
    cywilnoprawną, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
  2. Za ochronę osoby dokonującej Zgłoszenia, w szczególności gdy nastąpiło ujawnienie jej
    tożsamości, odpowiada Koordynator, który jest zobowiązany reagować na wszelkie przejawy potencjalnych działań odwetowych związanych ze Zgłaszającym lub Sygnalistą i dokonanym Zgłoszeniem.
  1. Zgłaszający lub Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, a którego dane osobowe zostały w sposób
    nieuprawniony ujawnione, doświadczył jakichkolwiek działań odwetowych, dyskryminacji lub
    innego rodzaju niesprawiedliwego traktowania, powinien niezwłocznie powiadomić o
    zaistniałej sytuacji Komisję. Jeżeli analiza informacji potwierdzi zarzuty takiego
    powiadomienia, Komisja podejmuje odpowiednie działania zgodnie z pkt. 1 powyżej, mające
    na celu ochronę Sygnalisty lub Zgłaszającego.

VII. Prowadzenie rejestru Zgłoszeń

  1. Każde przyjęte Zgłoszenie podlega zarejestrowaniu w rejestrze Zgłoszeń.
  2. Za prowadzenie rejestru Zgłoszeń odpowiada Koordynator.
  3. Rejestr Zgłoszeń powinien zawierać co najmniej:
    a) dane kontaktowe Zgłaszającego lub Sygnalisty,
    b) wszystkie informacje i dokumenty związane z danym Zgłoszeniem,
    c) przebieg procesu analizy i rozpatrywania Zgłoszenia,
    d) osoby biorące udział w procesie analizy i rozpatrywania Zgłoszenia, utrwalone w
    formie właściwych protokołów,
    e) informacje o podjętych decyzjach i zastosowanych działaniach następczych i
    zapobiegawczych.
  4. Rejestr Zgłoszeń jest prowadzony przy zachowaniu zasad poufności, a informacje i dokumenty
    w nim zawarte są przechowywane przez 5 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia.

VIII. Zgłoszenia zewnętrzne dla Sygnalistów

  1. Sygnalista może w każdym przypadku dokonać Zgłoszenia również do organu publicznego lub
    organu centralnego z pominięciem procedury przewidzianej w Procedurze, w szczególności
    gdy:
    a) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Procedurze Spółka nie
    podejmie działań następczych lub nie przekaże Sygnaliście informacji zwrotnej lub
    b) Sygnalista ma uzasadnione podstawy by sądzić, że Naruszenie Prawa może stanowić
    bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności
    istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody, lub
    c) dokonanie Zgłoszenia wewnętrznego narazi Sygnalistę na działania odwetowe, lub
    d) w przypadku dokonania Zgłoszenia wewnętrznego istnieje niewielkie
    prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania Naruszeniu Prawa przez Spółkę z
    uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia
    dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Spółką a sprawcą Naruszenia Prawa
    lub udziału ANG w Naruszeniu Prawa.

IX. Dane osobowe

  1. Dane osobowe zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie
    podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Sygnalisty lub Zgłaszającego.
  2. W przypadku woli przekazania zgłoszenia anonimowego nie należy podawać danych
    osobowych.
  3. W przypadku dobrowolnego podania danych osobowych przez Sygnalistę lub Zgłaszającego,
    administratorem jego danych osobowych jest ANG Odpowiedzialne Finanse. S.A. z siedzibą w Warszawie.
  1. Z administratorem można kontaktować się, wysyłając list na adres siedziby: ANG Odpowiedzialne Finanse S.A.,
    ul. Dziekońskiego 1, 00-728Warszawa, lub poprzez e-mail: kontakt@grupaang.pl
  2. Dodatkowo administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się
    kontaktować w każdej sprawie związanej z przetwarzaniem danych osobowych. Dane
    kontaktowe Inspektora: IOD@grupaang.pl
  3. Dane osobowe Sygnalisty lub Zgłaszającego będą przetwarzane na podstawie zgody (art. 6 ust.
    1 lit. a RODO oraz ewentualnie art. 9 ust. 2 lit. a RODO, w przypadku podania danych
    szczególnych kategorii), w celu rozpatrzenia Zgłoszeń. Dane osobowe innych osób podane w
    Zgłoszeniu będą przetwarzane również w celu rozpatrzenia zgłoszeń, co w tym przypadku
    stanowi prawnie uzasadniony interes administratora, jakim jest przyjmowanie, weryfikowanie
    oraz wyjaśnianie Zgłoszeń (zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Ponadto dane osobowe mogą
    być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, co również
    stanowi prawnie uzasadniony interes administratora zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
  4. Dane osobowe zawarte w Zgłoszeniach będą przetwarzane co do zasady przez okres 5 lat. Dane
    osobowe przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, będą
    przetwarzane przez okres, w którym administrator będzie w stanie udokumentować istnienie
    prawnie uzasadnionego interesu oraz wykazać nadrzędny charakter swojego interesu
    prawnego wobec interesów lub podstawowych praw i wolności osób, których dane dotyczą,
    lecz nie dłużej niż 6 lat, licząc od dnia, w którym ewentualne roszczenie administratora lub
    osób, których dane dotyczą stało się wymagalne.
  5. Administrator zapewnia poufność danych osobowych przetwarzanych w związku
    z otrzymanym Zgłoszeniem.
  6. Dane mogą być ujawnione jedynie podmiotom uprawnionym do tego na podstawie przepisów
    prawa, oraz ewentualnie podmiotom, którym administrator powierzył przetwarzanie danych
    osobowych.
  7. Źródłem danych przetwarzanych w ramach rozpatrywania Zgłoszenia może być osoba
    dokonująca Zgłoszenia, przy czym jej tożsamość podlega prawnej ochronie i nie podlega
    ujawnieniu, chyba że Sygnalista nie miał uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będące
    przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe w momencie
    dokonywania zgłoszenia i że informacje takie stanowią informację o Naruszeniu Prawa lub
    Naruszeniu Etyki.
  8. Dane osobowe przetwarzane przez administratora w ramach rozpatrywania Zgłoszenia nie
    będą podlegać zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
  9. Osoby, których dane osobowe są przetwarzane w związku z rozpatrywaniem Zgłoszenia, mają
    prawo żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania (poprawiania),
    żądania usunięcia danych osobowych lub ograniczenia przetwarzania, a także wniesienia
    sprzeciwu wobec przetwarzania danych lub cofnięcia zgody na przetwarzanie danych
    osobowych w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, które
    miało miejsce na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Ponadto ww. osobom przysługuje
    prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych)
    w razie uznania, że przetwarzanie danych osobowych przez administratora narusza RODO.

X. Postanowienia końcowe

  1. Za adekwatność i skuteczność funkcjonowania Procedury odpowiedzialny jest zarząd Spółki.
  2. Członek zarządu Spółki, nie rzadziej niż raz na pół roku, przekazuje radzie nadzorczej Spółki
    informacje o wszystkich Zgłoszeniach.
  1. Rada nadzorcza Spółki, w zależności od potrzeb, nie rzadziej niż raz w roku, ocenia
    adekwatność funkcjonowania Procedury.
  2. Dział Compliance Spółki lub Dział CSR Spółki przeprowadza wstępne i regularne szkolenia z
    zakresu etyki, w ramach których obowiązkowo omawiana jest Procedura.
  3. Dział Compliance Spółki informuje Pracowników oraz Współpracowników Spółki o wejściu w
    życie Procedury oraz o jej zmianach. Każda osoba zatrudniona w Spółce, sprawująca nadzór
    nad innymi Pracownikami lub Współpracownikami Spółki, jest zobowiązana do zapoznania
    podległych sobie Pracownikami lub Współpracownikami z postanowieniami Procedury.
  4. Przeglądu niniejszej Procedury dokonuje Dział Compliance Spółki, nie rzadziej niż raz w roku.